Pracujete z domu?
Tu je 10 základných nástrojov na udržanie vášho tímu v spojení pri práci na diaľku.
24 júna, 2020 by
Pracujete z domu?
Radoslav Sloboda

Podniky, veľké i malé, naďalej prijímajú vzdialené pracovisko/Home Office ako samozrejmosť pre prežitie firmy. Elektronická spolupráca v tomto období je novou normou. Od zamestnancov sa už neočakáva, že budú od seba odrezaní, ale namiesto toho sú povinní užšie spolupracovať.

Spolupráca znamená zlepšenú efektívnosť a vyššiu produktivitu, ale iba ak máte v prvom rade správne nástroje na spoluprácu.

Ak vaša firma chce vzdialený prístup pre svojich zamestnancov zriadiť alebo chcete zredukovať všetky alebo časť nástrojov ktoré používate tak existuje niekoľko užitočných aplikácií Odoo, ktoré pomôžu vášmu tímu zostať v kontakte pri prechode na Home Office.

Komunikácia v reálnom čase / okamžité správy

Komunikácia v rámci tímu môže byť najväčšou výzvou.

Doručená pošta Odoo

Odoo Inbox je možné prispôsobiť viac či menej ako chcete a umožňuje bezproblémovú komunikáciu medzi jednotlivými členmi tímu, oddeleniami a celou spoločnosťou. Rôzne chatovacie kanály umožňujú ľuďom diskutovať o práci, vymýšľať nápady a zostať v kontakte počas celého pracovného dňa. Umožňuje posielať priame správy (DM) a súbory jednej osobe alebo skupine zamestnancov; existuje možnosť usporiadať konverzácie do rôznych kanálov.


Odoo Live Chat


Odoo Live Chat sa integruje s vašou webovou stránkou Odoo, aby vášmu tímu umožňoval chatovať so zákazníkmi v reálnom čase a odpovedať na otázky, plánovať schôdzky a predávať svoje produkty alebo služby v rozhovoroch so zákazníkmi v pomere 1: 1.

Miniaplikáciu Odoo je možné prispôsobiť tak, aby obsahovala avatar, pozdrav a správu mimo dosahu všetkých otázok, ktoré prichádzajú po bežných pracovných hodinách. Je to skvelý osobný dotyk pridať do „online kancelárie“ alebo elektronického obchodu.


Odoo SMS

Spoločnosti dnes používajú na interakciu so zákazníkmi širokú škálu metód. Od telefónneho systému VoIP po personalizované e-maily sa značky zameriavajú na vytvorenie unichannel zážitku, ktorý najlepšie poslúži ich zákazníkom.

Preto sa spolu s e-mailom, správami, správami SMS alebo službami IM stali vysoko účinnou formou komunikácie, ktorú začínajú prijímať mnohé tímy služieb zákazníkom.

Odoo Voip poskytuje skutočne obojsmernú komunikáciu, čo znamená, že vaši zákazníci môžu písať späť na každú odoslanú správu a mali by ste byť schopní odpovedať priamo.

Projektový manažment

Vaše podnikanie pravdepodobne budete mať niekoľko projektov.

To znamená, že budete potrebovať spôsob, ako nielen usporiadať podrobnosti, ale aj o nich komunikovať so svojimi zamestnancami.

Udržiavanie zamestnancov na správnej ceste a udržiavanie pravidelných pracovných postupov si bude vyžadovať špičkový nástroj na riadenie projektov. Ak ešte nepoužívate Odoo Project Management, teraz je čas na jeho nastavenie.

Umožňuje vizuálne jednoduché plánovanie, sledovanie a spoluprácu na projektoch. Úlohy, diskusie, dokumenty, plánovanie, míľniky, spolupráca a ďalšie môžete sledovať na užívateľsky prístupnom paneli.


Vďaka funkcii drag-and-drop a jednoduchému použitiu je toto užitočné najmä pre riadenie projektov a všeobecné riadenie pracovných postupov medzi tímami. Integruje sa s Diskmi Google, Outlook a Kalendár Google, takže ich môžete použiť ako ústredný kontaktný bod pre tímovú spoluprácu. Je to veľmi flexibilné a umožňuje vám použiť mapy, zoznamy a karty na zmapovanie vášho projektu, akokoľvek chcete.

Úlohy sa dajú ľahko priraďovať a rozpisovať a aktualizácie stavu a postup projektu sú k dispozícii na prvý pohľad.

Po vytvorení novej rady pre svoj projekt môžete do nej pridať všetkých relevantných členov tímu. Odtiaľto môžete vytvárať úlohy, priraďovať ich ostatným členom tímu a zdieľať dokumenty, a to všetko na hlavnom paneli Odoo. Majitelia firiem môžu zostať na vrchole každého projektu v podnikaní a vždy vidieť celkový obraz; čo sa deje, čo sa deje a kto je za čo zodpovedný. Projektoví manažéri môžu ľahko delegovať prácu, stanoviť termíny, skontrolovať a vyhodnotiť, čo zostáva.

Pre vzdialených zamestnancov obsahuje aplikácia Odoo Project Management všetky nástroje, ktoré budú potrebovať.

Odoo HR

Riadenie ľudských zdrojov je náročná práca.

Od správy voľna, vyjednávania platov, rezervovania stretnutí v rôznych časových pásmách a zvládania konfliktov.

Odoo HR je riešenie pre správu zamestnancov s integrovanými funkciami tímovej komunikácie. Ponúka vám spôsob, ako kontaktovať nielen svojich zamestnancov, ale aj sledovať každodenné aspekty ich riadenia. Môžete tiež sledovať pracovnú dobu svojich zamestnancov, zvládať plánovanie a efektívne s nimi komunikovať v tímových rozhovoroch. Aplikácia sa ľahko prispôsobuje potrebám vašej firmy.


Profily zamestnancov

Ak chcete, aby vaša obchodná komunikácia bola čo najviac prepojená, chcete, aby sa vaši zamestnanci navzájom poznali.

V aplikácii Zamestnanci poskytujú profily zamestnancov kontext o každej osobe vo vašej organizácii. Členovia môžu čítať o konkrétnych jednotlivcoch, porozumieť ich úlohe, záujmom a komu sa hlásia. Profily okrem toho pomenovali tvár, aby bolo ľahšie zistiť, kto je v spoločnosti. 

Správa úloh


Pri práci so vzdialenými tímami sa riadenie úloh a spolupráca stali veľkou výzvou.

Váš celkový obchodný výkon nebude taký úspešný, aký by mohol byť, ak nemáte efektívny nástroj na správu úloh.

Kombinácia silných komunikačných funkcií s funkciami sledovania úloh, nástroj na správu úloh zmení spôsob, akým zamestnanci dokončujú najdôležitejší aspekt vašej spoločnosti: ich pracovné miesta.

Bez silného systému riadenia projektov by mohli byť projekty mätúcim a včasným procesom pre členov tímu, ktorí si nie sú istí, čo by mali robiť. Tieto problémy sa ďalej stupňujú, keď vedenie nemá priamy spôsob, ako monitorovať pokrok, a tým ich oddeľuje od situácie.


Správa úloh projektu Odoo je jedným z najúčinnejších nástrojov obchodnej komunikácie.

Od realizácie po dokončenie pomáha zamestnancom a managerom dosahovať ich ciele čo najefektívnejšie a najúspešnejšie. Manažéri môžu priamo prideľovať úlohy členom tímu a sledovať ich pokrok. Môžu tiež nastaviť dátumy splatnosti a nastavenia priorít, ktoré sa zobrazia v organizovanom zozname pre všetkých zúčastnených.

Odoo Správa úloh so vstavanými komunikačnými nástrojmi pomáha zamestnancom vedieť, kto deleguje úlohu, kedy je to potrebné, a úroveň dôležitosti, aby mohli zodpovedajúcim spôsobom plánovať projekty.

Schôdzka

Dobré stretnutia sa konajú, keď sa na ne ľudia pripravia. Spôsob, ako na to vynaložiť trochu viac času, je efektívnejšie s naplánovaním vašich stretnutí. Výber času a dátumu schôdzky môže byť plynulý a rýchly proces alebo časovo náročný, zvyčajne zahŕňa zbytočne dlhý e-mailový reťazec.

Plánovač schôdzok vám pomôže tento proces urýchliť. Umožní vám osloviť kolegov a priateľov v ten najlepší deň a čas na stretnutie, oznámiť vašu dostupnosť ostatným a zabezpečiť, aby ste si časovú rezerváciu nezdvojovali. Aplikácia Udalosti sa potom pripojí k vášmu online kalendáru, ktorý je plne integrovaný do Kalendára Google a Outlook.


Okrem iného má tiež možnosť posielať pozvánky ľuďom, s ktorými sa potrebujete stretnúť, aby ste zistili, kedy by pre nich bolo najlepšie sa stretnúť.

Synchronizuje všetky potvrdené stretnutia s kalendárom a ponúka tiež vytvorenie udalosti v kalendároch pozvaných. Aj keď to funguje dobre na plánovanie stretnutí s jednotlivcami alebo členmi tímu v rámci organizácie, robí ho ideálnym pre spojenie s externými klientmi, zákazníkmi a kolegami.

Management stretnutí

Chybné naplánované alebo nepotrebné stretnutia strácajú drahocenný čas najdôležitejším zdrojom - členmi vášho tímu.

Chybné stretnutia spomaľujú procesy, vytvárajú zmätok a spôsobujú nedostatok dôvery v organizátora. To však neznamená, že musíte stráviť všetok čas plánovaním dokonalých stretnutí. Nechajte technológie pomôcť. Pomocou aplikácie Odoo môžete veľkú časť práce naplánovať na autopilota a zamerať sa na veci, na ktorých vám záleží, a nechať technológie zvládnuť zvyšok.

Automatické vytváranie stretnutí z udalostí v iných aplikáciách

Vďaka ľahkej automatizácii môžete generovať nové stretnutia z akcií v rámci iných plánovacích a organizačných nástrojov. Nikdy nenájdete, že si myslíte, že ste naplánovali stretnutie, aby ste si uvedomili, že ste jediný, kto má pozvánku.

Získajte pripomenutie pred začiatkom schôdzky

Správny nástroj na plánovanie schôdzok vám pomôže rýchlo a efektívne dostať schôdzky do kalendára, čo vám pomôže udržať produktivitu. Ale nemusíte sa tam zastavovať. Ďalším spôsobom, ako zostať produktívnym, je automatické zasielanie upozornení pred stretnutím v akejkoľvek aplikácii alebo zariadení, ktoré vám najviac vyhovujú.


Pripomienky môžete dostávať nielen v kalendároch Google a Outlook alebo e-mailom, ale tiež môžete dostávať upozornenia prostredníctvom SMS s dostatočným predstihom pred začatím udalostí v kalendári Google.

Čokoľvek, čo môžete urobiť pre zefektívnenie vašej rutiny plánovania schôdzí, je výhra pre všetkých, pretože vám umožňuje sústrediť sa na prípravu na schôdzu namiesto toho, aby ste na ňu našli ten pravý čas.

Zdieľajte a spolupracujte na nových poznámkach


Jednotlivé body dohôd zo stretnutia sú najdôležitejším výsledkom väčšiny stretnutí. Nezabudnite ich zdieľať so svojím tímom. Automatizujte tento proces, takže o ňom už nikdy nebudete musieť premýšľať.


Zašlite zápisnicu zo stretnutia ľuďom

Zápisnica je dôležitou súčasťou obchodného procesu, môže sa však zdať ako časová strata. Po zaznamenaní poznámok počas schôdzky ich môže Odoo poslať vášmu tímu (a vášmu nadriadenému), aby udržal všetkých na tej istej stránke.

Zároveň majú k dokumentu prístup užívatelia, ktorý môžu pridávať svoje revízie a úpravy zápisu.

E-mailový marketing

E-mailový marketing je skvelý spôsob, ako zostať v kontakte so svojimi zákazníkmi. Ľahko prispôsobiteľné šablóny vám pomôžu vytvoriť atraktívny informačný bulletin s relevantnými informáciami, obchodnými aktualizáciami a zábavným obsahom. E-mail je jedným z najlepších spôsobov, ako osloviť niekoho.
E-mailový marketing je pri dosahovaní cieľového zákazníka 40-krát efektívnejší ako Twitter alebo Facebook. Keď je váš obchod uzatvorený, použite svoj informačný bulletin na zdieľanie obsahu, ktorý ľudí baví alebo ich udržiava v interakcii s vašou značkou. E-mailový marketing je vybavený tak, aby vám pomohol vytvoriť niečo, čo vytvára vysokú mieru otvorenosti.

Sociálny marketing

Či už spravujete sociálne médiá pre svoje podnikanie alebo sa snažíte vybudovať osobnú značku, správa všetkých platforiem sociálnych médií môže byť obrovským krokom.

Možno vytvárate stránku Facebooku, snažíte sa vylepšiť svoj profil na LinkedIn alebo sledujete, či sa spoločnosť nezmieňuje o službe Twitter. Na druhej strane mnoho zákazníkov automaticky využíva kanály sociálnych médií, aby zostali v kontakte s podnikmi.

Vaše stránky Twitter, Facebook a LinkedIn sú predvoleným miestom, kde sa dajú zistiť, či ste otvorení, predávajú alebo akceptujú návraty.


Tím pracujúci na diaľku bude mať pravdepodobne veľmi rôznorodý rozvrh. Ak chcete zaistiť, aby sa nezostali pozadu sociálne a aby váš marketingový obsah zostal na dobrej ceste, môžete pomocou sociálneho marketingu naplánovať príspevky vopred, aby sa vždy zverejňovali v správnom čase. Vďaka sociálnemu marketingu môže váš tím súčasne odpovedať na komentáre, priame správy a príspevky, na ktoré bola označená vaša spoločnosť, aby ste držali krok s prípadnými otázkami a obavami.

Sociálny marketing vám umožňuje:

Zdieľajte nový obsah

Jedným z najlepších spôsobov, ako vybudovať solídnu komunitu na akejkoľvek sociálnej sieti, je zdieľanie obsahu, ktorý bude pre vašich sledovateľov zaujímavý.


Krížový príspevok a syndikát obsahu

Napísali ste skvelý príspevok. Teraz je čas zaistiť, aby to vaše publikum videlo bez ohľadu na platformu, ktorú používajú. Zdieľanie obsahu na rôznych platformách je únavné, ale pomocou sociálneho marketingu môžete automaticky prenášať obsah medzi všetkými svojimi účtami v sociálnych médiách.

Monitorujte svoju značku online

Sledovanie zmienok o vašej značke online môže byť únavný proces, ktorý pracuje s viacerými nástrojmi, preosieva sa cez stránky a stránky odkazov, aby ste našli legitímne zmienky o značke. Sociálny marketing vám môže pomôcť monitorovať sociálne siete automaticky.

Odoo POZNÁMKY

Či už ste na schôdzke alebo robíte výskum, písanie poznámok vám pomôže sústrediť sa a dá vám referenciu neskôr, aby ste pripomenuli a posilnili kontext vašej práce. Môže to trvať menej úsilia ako písanie úplného prepisu, ale poznámky si stále vyžadujú značné množstvo času na formátovanie, usporiadanie a sledovanie. Kedykoľvek potrebujete niečo robiť, urobte to v aplikácii Odoo Notes.

Pomáha vám to, aby boli vaše poznámky použiteľné

Nechajte svoje poznámky konvertovať do zoznamu úloh, kde si môžete veci skontrolovať, čo vám umožní zostať na vrchole svojej práce a zabezpečiť, aby vám neuniklo sledovanie týchto dôležitých položiek. Alebo si môžete vytvoriť poznámky z vašich nových úloh. Takto vždy, keď do svojho zoznamu úloh pridáte niečo nové, budete mať dokonalý priestor na sledovanie svojich myšlienok a poznámok.


Získajte pripomienky k poznámkam vo vašom kalendári

Niekedy robíme chyby a zabudneme na veci. Opakovanie všetkých akčných položiek, ktoré ste práve zaznamenali, môže byť opakovanou úlohou. Vytvorte pracovný postup, ktorý automaticky zmení vaše poznámky na pripomienky v kalendári, takže si budete pamätať, že si svoje poznámky budete musieť znova skontrolovať.


Úložisko dokumentov a súborov Cloud

Pokiaľ ide o prácu na diaľku, spolupráca sa neuskutočňuje iba prostredníctvom videorozhovoru, ale aj na súboroch. Preto je nevyhnutné mať aplikáciu, ktorá umožňuje účastníkom projektu zdieľať a upravovať súbory so svojimi vzdialenými tímami. To je miesto, kde sa môžu hodiť aplikácie cloudového ukladania, ako sú dokumenty Odoo. Presunutím všetkých súborov do cloudu zaistíte, že váš tím bude mať nepretržitý prístup k dôležitým dokumentom, tabuľkám, prezentáciám, videám a ďalším informáciám.


Pomocou aplikácie Dokumenty môžete ukladať viac verzií všetkých svojich dokumentov a ovládať oprávnenia, aby ste sa uistili, že každý má prístup k tomu, čo potrebuje. Máte tiež prístup k histórii úprav súborov, aby ste videli, kto čo zmenil. Navyše je ľahšie spolupracovať v reálnom čase a vyhnúť sa posielaniu upravených verzií dokumentov tam a späť. Je to tiež skvelý spôsob, ako zorganizovať prácu nezávislých pracovníkov a vzdialeného tímu, keď potrebujú predložiť projekty.

Uľahčite podpisovanie dokumentov

Aj keď sa perá a papierové perá môžu zdať minulosťou, podpisy stále držia na váhe a obchodné obchody sú skutočné. Môžete zjednodušiť proces a automatizovať a podpisovať dokumenty digitálnym atramentom a modernizovať tento aspekt podnikania v starom svete.

Sledovanie času a produktivita

Jednou z výziev pri práci na diaľku je to, že zamestnávatelia a klienti chcú vedieť, že práca sa dokončuje a produktivita neklesá. Zamestnanci zároveň nechcú mať neustále nahlásenia a majú pocit, že niekto sleduje ich chrbát. To je pri používaní nástroja na sledovanie času.


Je to skvelý spôsob, ako môžu podniky merať produktivitu zamestnancov, ale zároveň nesú zodpovednosť za svoju prácu. Na strane zamestnancov, najmä pre nezávislých pracovníkov a nezávislých dodávateľov, môže byť softvér na sledovanie času kritický, pokiaľ ide o zasielanie faktúr do miezd. Všetky zúčastnené strany ťažia z objektívneho sledovania času a produktivity.


Záver - Práca z domu je tu

V tejto dobe sa ukázalo, že práca na diaľku je možná v oveľa širšom meradle, ako si mnoho spoločností myslelo. Flexibilná práca sa stáva novou normou a už začíname vidieť posun v pracovnej kultúre. Po pandemických prechodoch sa očakáva, že dôjde ku kultúrnemu posunu smerom k práci z domu ako normy, a mnohí zamestnanci to budú chcieť urobiť, prinajmenšom na časť týždňa. Na druhej strane si zamestnávatelia, manažéri a zakladatelia teraz uvedomujú, že domáca kancelária môže skutočne pomôcť produktivite a vďaka skvelým nástrojom, zdrojom a pokročilým technológiám nebolo nikdy také jednoduché doma nastaviť profesionálne pracovné prostredie, ktoré zvyšuje efektivitu. 

Pracujete z domu?
Radoslav Sloboda
24 júna, 2020
Share this post
Archív